Stéphanie TREBUCQ

La championne des assistantes de direction

Prenez une championne départementale de triathlon qui a bien l’intention d’aller jusqu’à l’Iron Man… Faites la passer une dizaine d’années dans un des meilleurs groupes locaux en matière de management où elle fut assistante de direction (le groupe Etchart), puis au sein d’un très gros cabinet d’assurance où elle occupa des fonctions étendues, et vous obtiendrez une battante qui vous propose désormais de devenir votre assistante de direction, au sein de My Office Manager, la start-up de services aux entreprises qu’elle a créée et qui est en pleine croissance…

La gestion au quotidien, les démarches auprès des organismes sociaux, la gestion des variables de paies, le classement de la paperasse, le suivi de la trésorerie, la relation avec les fournisseurs pour les rappels de factures, et la gestion légale des employés… Honnêtement, que vous soyez vous-même une start-up ou à la tête d’une PME, c’est rasoir. En général, un leader préfère se consacrer à la stratégie, au développement marketing et commercial, et à la production… Dans un pays ultra administré comme la France, mieux vaut faire équipe avec un vrai professionnel de la gestion administrative que de tâtonner soi-même. Bien sûr, on peut recruter, mais en attendant d’en avoir vraiment les moyens et les besoins à temps plein, puis de rencontrer le mouton à 5 pattes, mieux vaut opter pour les services de My Office Manager.

Ce que nous admirons chez Stéphanie Trebucq, au-delà de ses qualités professionnelles, c’est qu’elle est très représentative d’une génération de femmes modernes qui ont fait le choix de devenir leur propre patron afin de pouvoir gérer une vie familiale plus compliquée aujourd’hui que celle de nos parents ou de nos grands-parents (hors seconde guerre mondiale, bien sûr).

En effet aujourd’hui la charge mentale entre la maison et le bureau est colossale. Les femmes doivent faire preuve de beaucoup plus d’engagement que les hommes pour être à la fois efficaces au travail, bien tenir leur maison, s’occuper de leurs enfants, tout en restant des femmes auprès de leur conjoint. Aussi, même si les hommes font des progrès selon les études, les femmes ont rarement le luxe de pouvoir procrastiner et de botter en touche au quotidien.

Ceci explique que créer son job pour pouvoir gérer son temps, choisir ses clients, moduler ses revenus, et créer une marque de service forte, est un vrai challenge existentiel et professionnel. Un vrai choix qui fait souvent peur quand on est salarié, mais qui n’a pas angoissé Stéphanie Trebucq, car lorsque l’on apprend à gérer le stress, la fatigue et la souffrance d’une compétition à la nage, en vélo puis en course à pied, gérer les dossiers de ses clients sur le long terme, avec rigueur et diligence, cela devient une seconde nature.

Bravo Stéphanie Trebucq, vous voilà sur la première marche du podium du conseil directionnel, la prochaine étape est d’y faire monter d’autres comme vous, ce que vous avez prévu puisque vous allez bientôt être la représentante au Pays Basque de la Fédération française des métiers de l’assistanat et du secrétariat. Vous passez ainsi du sport individuel au sport collectif, un vrai challenge que nous en sommes sûrs, vous relèverez avec brio !

© Franck Sallaberry pour l’Institut Pays Basque Excellence.

Son auto-biographie

Je m’appelle Stéphanie Trébucq, née le 13/07/1078 à Mourenx (Béarn) et fais mes études à l’IUT de Bayonne. Le Pays Basque m’ayant complètement séduite à l’époque, j’ai tout fait pour y rester vivre.

Je ne suis ni la fille de, ni l’épouse de, je suis moi. Touche à tout dès mon enfance (athlétisme, basket, cross, foot, lutte…), les valeurs du sport me correspondaient et l’effort physique me procurait un bien-être fondamental. Je rêvais d’être une athlète professionnelle mais il fallait un « vrai » travail.

Alors j’ai beaucoup travaillé puis au fil du temps, je suis devenue Assistante de Direction d’une PME puis d’un Grand Groupe du Sud-Ouest. Pendant 10 ans j’étais aux côtés de vrais mentors qui m’ont inspirée et formée (management, organisation, gestion des priorités…). Puis désireuse de gérer ma propre entreprise et partant du constat que de nombreux chefs d’entreprise de TPE-PME ne pouvaient embaucher une assistante à temps plein, je lance en septembre 2018 My Office Manager Côte Basque : l’externalisation des services support (gestion administrative et commerciale). J’interviens de façon régulière ou ponctuelle en entreprise, souvent n télétravail pour gérer les tâches chronophages du chef d’entreprise et ainsi lui libérer du temps pour son cœur de métier.

Côté sport, mon goût prononcé pour la compétition et les challenges m’a amené en 2006 à essayer le triathlon que j’admirais tant (épreuves enchainées Natation-Vélo-Course à pied) alors que je ne savais ni nager ni pédaler. Même si mon père était ancien cycliste et que j’avais droit au Tour de France chaque été, il a fallu quand même travailler dur pour réussir à faire une longueur de piscine et monter une côte en vélo. Ma passion pour ce sport et ma détermination ne m’ayant jamais lâchée, j’allongeais les kilomètres d’années en années entre la baie de St Jean de Luz et les cols du Pays Basque pour finir mon 1^er triathlon longue distance en 2011 (1,9 kms natation/90 kms de vélo/21 kms course à pied) et obtenir un titre de championne d’Aquitaine de Triathlon en 2014.

Un changement de vie personnelle et une opération du ménisque m’ont forcée à me mettre en pause sportive pendant plus de 3 ans. Les priorités avaient bougé. Le post opératoire fut plus compliqué que prévu, j’ai dû réapprendre à marcher sur un tapis de course à 4 kms/h ! je ne me sentais pas bien, fragile, en manque…La reprise à l’été 2018 fut laborieuse, je peinais à courir 5 kms sans m’arrêter ! mais je n’ai rien lâché, je savais que si j’étais régulière dans mes footings, que ça finirait par payer, que j’arriverai à reprendre plaisir. Je mis en place une organisation au cordeau entre la gestion des enfants et un nouveau challenge professionnel. Puis en septembre 2018 j’ai rejoint le club de l’Aviron Bayonnais Triathlon. Les sensations et le plaisir étaient enfin de retour. Ma 1^ère course de reprise fut le triathlon Frenchman Longue Distance fin mai 2019 sur lequel je me suis bien amusée, je termine 8^ème féminine. Je passais la Finishline le sourire aux lèvres, la tête dans les étoiles et les yeux humides, du pur bonheur !

Mon prochain objectif : tenter de décrocher une qualification aux Championnats du Monde en Groupe d’Age sur le Half Ironman au Portugal (1,9 kms natation/90 kms de vélo/21 kms course à pied) en septembre 2019.

Mental, ténacité, gagne, rigueur, résilience sont les qualités qu’un sportif développe naturellement. Pour réaliser ses rêves et être à la hauteur de ses ambitions, il doit se fixer des objectifs atteignables. En cas de réussite, il continue à tracer son itinéraire vers les étoiles (et les médailles). En cas d’échec, il lui faut indéniablement puiser dans ses ressources et développer une vraie résilience.

Je fais souvent le parallèle avec le monde professionnel dans lequel il faut apprendre de chaque défaite pour mettre en place de nouvelles stratégies.

Wonder Woman

La tolérance, la persévérance, l’humilité

« Là où il existe une volonté, il existe un chemin ». J’essaye de transmettre à mes enfants le dépassement de soi afin d’acquérir une certaine force mentale qui leur servira autant dans leur vie personnelle que dans leur vie professionnelle. J’aimerais qu’ils se souviennent qu’il ne faut jamais rien lâcher même lorsqu’on pense que tout est perdu #nevergiveup

Standartiste alors que j’avais la phobie du téléphone #sortirdesazonedeconfort

Des journées chronométrées de maman sportive et chef d’entreprise

• 8h20 : dépôt enfant 1 au collège
• 8h28 : dépôt enfant 2 à la maternelle
• 8h40 : café chez client 1
• 8h45 : gestion administrative Client 1
• 11h : point sur les tâches de la semaine avec client 1
• 12h30 : séance d’entrainement course à pied
• 13h30 : douche, déjeuner en intraveineuse 😉
• 14h : café chez client 2
• 14h10 : gestion administrative et commerciale du client 2
• 17h15 : recup enfant 1
• 17h30 : recup enfant 2
• 17h45 : activité sportive enfant 1
• Entre 18h30 et 19h45 : douche enfant 2, prepa repas, douche enfant 2, devoirs
• 20h : repas
• 20h45 : dodo enfants
• 21h-23h : home office

Je suis sur site clients le lundi, mardi matin, jeudi matin et parfois le vendredi en fonction de l’activité. Le reste du temps je travaille à domicile, ce qui me permet de pouvoir gérer mon temps de travail, mon temps si précieux.

L’engagement, la discrétion, l’esprit collectif, l’esprit d’initiative !

Mon titre de championne départementale triathlon longue distance à Saint Jean de Luz en 2014

En natation la baie de St Jean de Luz, en vélo les cols de Lizarieta, Ibardin, et St Ignace, en course à pied la plage de la Côte des Basques et Chiberta.

Il est déjà idéal pour moi… mais si on y réfléchit bien…avec davantage de pistes cyclables et une piscine de 50 mètres 😉

Est-ce que mes enfants auront la même détermination et force intérieure que moi pour passer les épreuves de la vie ?